Fluxo de trabalho: saiba o que é, exemplos e os benefícios para organização

Todos os dias, você e sua equipe precisam concluir uma série de tarefas. As tarefas são muitas vezes repetitivas, o que significa que permanecem as mesmas, dia após dia, mas o gerenciamento do fluxo de trabalho pode ajudar nisso.

Isso porque tarefas repetitivas podem se tornar chatas para sua equipe executar e levar a erros. Eles também podem levar muito tempo, distraindo os membros da equipe de trabalhos e projetos mais valiosos.

Felizmente, existem maneiras de agilizar o processo de execução de determinadas tarefas, economizando tempo e esforço de sua equipe e diminuindo as chances erros.

A gestão do fluxo de trabalho possibilita automatizar processos e tarefas, principalmente com a utilização de um software de planejamento estratégico, para que sua empresa e equipe possam se concentrar nas coisas mais importantes.

Quer saber mais sobre o fluxo de trabalho? Então continue a leitura porque explicaremos o que é, como funciona com exemplos e seus benefícios.

O que é fluxo de trabalho?

Um fluxo de trabalho constitui uma sequência de etapas delineadas envolvidas desde o início até o final de um processo de trabalho para realizar uma tarefa. 

Como resultado, a tarefa em questão passa de incompleta para completa, ou bruta para processada. 

Fluxos de trabalho bem definidos permitem que empresas e outras organizações otimizem suas operações, aumentem a produtividade do trabalhador e garantam alta qualidade em todos os aspectos.

Tipos de fluxo de trabalho 

Existem três tipos comuns de fluxos de trabalho que podem ser usados ​​no local de trabalho, cada um atendendo/mais adequado a diferentes cenários.

Fluxo de trabalho de processo 

Dos três fluxos de trabalho, os fluxos de trabalho de processo são os mais utilizados e reconhecidos pelos funcionários. Os fluxos de trabalho de processo são aplicados a tarefas previsíveis e repetitivas. 

Em outras palavras, o resultado é conhecido antes mesmo do fluxo de trabalho começar. Exemplos de um fluxo de trabalho de processo incluem aprovações de férias, integração de funcionários e aprovação de faturas. 

Fluxo de trabalho de caso

Ao contrário dos fluxos de trabalho de processo, os fluxos de trabalho de caso não têm um caminho sequencial previsível. 

Os fluxos de trabalho de caso tentam resolver um problema sem uma solução clara desde o início, como um tíquete de suporte técnico de TI ou uma reivindicação de seguro. 

Somente através da investigação de bots humanos ou inteligentes, uma resolução se tornará clara.

Fluxo de trabalho de projeto 

Um fluxo de trabalho de projeto é ideal para projetos que têm muitas partes móveis, e onde várias partes interessadas estão envolvidas. 

Esses tipos de projetos têm um caminho estruturado, mas com flexibilidade, como o de design e lançamento de sites. 

Embora as entregas do projeto possam ser delineadas e diagramadas, os fluxos de trabalho do projeto tendem a ser instâncias de uso único e raramente cabem duas vezes.

Componentes básicos de um fluxo de trabalho 

Independentemente do tipo de fluxo de trabalho, existem três componentes básicos que permanecem inalterados: entrada, transformação e saída. Cada etapa em um fluxo de trabalho se enquadra em um destes componentes:

• Entrada: O recurso (por exemplo, funcionário ou material) que concluiu ou iniciou uma etapa no fluxo de trabalho;
• Transformação: A direção ou regra de como a entrada é recebida e o que acontece quando ela é recebida;
• Saída: O resultado da transformação, seja uma entrega ou produto. A saída também pode funcionar como entrada para a etapa seguinte em um fluxo de trabalho.

Em alto nível, todos os processos podem ser reduzidos a esses três componentes. Na realidade, a maioria dos processos é uma combinação complexa de várias entradas, transformações e saídas.

Exemplos de fluxo de trabalho

Com o tempo, os processos manuais provaram ser suscetíveis a erros humanos, discrepâncias e ineficiências. 

A automação do fluxo de trabalho, por outro lado, agiliza os processos para obter os dados certos na hora certa para as pessoas certas para tomar as decisões certas com proficiência, provando ser totalmente escalável, confiável e eficiente.

Os fluxos de trabalho podem ser usados ​​para praticamente qualquer procedimento em qualquer setor. Aqui estão alguns exemplos de casos de uso de fluxo de trabalho do setor:

Inscrição do cliente e cadastro da conta 

Em vários setores, como bancos e seguros, os fluxos de trabalho são usados ​​para integração de clientes e processamento de empréstimos. 

Depois que um pedido é enviado, uma série de tarefas sequenciais começa, incluindo verificação de identidade do cliente, divulgação de extratos, aprovações de crédito e assinatura de contrato. 

Todos os registros de transações são documentados e armazenados para fins de auditoria.

Solicitações de clientes e serviços de TI

Os procedimentos de emissão de bilhetes criam fluxos de trabalho digitais populares. Os fluxos de trabalho de emissão de tíquetes são projetados para que as equipes de suporte gerenciam e respondam a uma variedade de perguntas em tempo real e resolvam problemas metodicamente seguindo etapas sequenciais e descritas.

E-commerce e colocação de pedido

Um fluxo de trabalho de comércio eletrônico predominante inclui um envio de pedidos. Um cliente faz um pedido, preenche suas informações de pagamento, a transação é processada e um pagamento é recebido. 

Uma vez que o pedido é recebido, o(s) item(ns) é(ão) selecionado(s) de um armazém, embalado em um pacote que é enviado ao cliente.

Cuidados de saúde e cuidados ao paciente

A admissão, triagem e alta do paciente são simplificadas em um fluxo de trabalho que inclui registro, seguro, gerenciamento de diagnóstico, aprovação de alta e cobrança. 

Durante as transferências de pacientes, os registros médicos podem ser encaminhados para o médico apropriado, e os registros dos pacientes são rastreados e mantidos atualizados para consultas futuras.

Fabricação

A automação de listas de materiais inclui monitoramento e análise em tempo real de quais materiais foram usados, onde e quanto resta, alertando o pessoal apropriado quando o suprimento estiver baixo. 

O monitoramento do transporte do produto também é automatizado para supervisionar o movimento do produto com relatórios sobre os tempos estimados de chegada. 

Além disso, os fluxos de trabalho são usados ​​para simplificar as políticas de segurança e a regulamentação do produto para rastreamento de registro detalhado de eventos, medidas de risco e segurança e ações corretivas.

Principais benefícios do fluxo de trabalho 

Veja os principais benefícios de um fluxo de trabalho bem definido.

Tempos de ciclo rápido

Ao definir e delinear um conjunto ordenado de atividades durante um processo de planejamento de fluxo de trabalho, gargalos e redundâncias são rapidamente identificados. Como resultado, os fluxos de trabalho são otimizados e os tempos de ciclo melhoram.

Produtividade aumentada

Quando um fluxo de trabalho é bem definido e padronizado, uma sequência de etapas é delineada e o pessoal responsável é identificado, uma ferramenta de automação é a última etapa para aumentar a produtividade e permitir a execução suave de fluxos de trabalho.

Cultura da empresa melhorada  

Os fluxos de trabalho promovem a independência e promovem a responsabilidade. Os funcionários projetam seu trabalho para ajudá-los a ter sucesso, levando ao sucesso geral da empresa. 

Confiança, independência, responsabilidade e sucesso são grandes blocos de construção para qualquer cultura de empresa.

Imprecisões reduzidas

Quando os fluxos de trabalho são padronizados e automatizados, é menos provável que ocorram erros. Os fluxos de trabalho padronizados também geram saídas mais consistentes que resultam em resultados idênticos e bem-sucedidos todas as vezes.

Menos variáveis

Os fluxos de trabalho padronizados criam a estrutura do local de trabalho. Isso ajuda a reduzir significativamente a probabilidade de riscos, erros e atrasos quando os funcionários recebem etapas claras e específicas ao realizar uma tarefa.

Custos reduzidos 

A configuração de processos introduz eficiência na redução da burocracia e melhora a eficácia dos funcionários. Essas melhorias equivalem a uma redução nos custos operacionais gerais.

Aumento da receita

Aumento da receita: fluxos de trabalho revisados, refinados e eficientes podem ajudar a fornecer interações mais conscientes e eficazes com o cliente, resultando na retenção e na aquisição de novos clientes. Uma base de clientes em expansão, em última análise, leva a um aumento da receita.